첫째, 리셉션 준비 단계 워크 플로우
입고 정보 수신:
1. 관계자가 손님의 방문을 이해하도록 합니다.
방문 도킹 연락처 및 연락처 정보를 적시에 구현하십시오.
방문 시간을 결정하십시오.
4. 방문의 목적 (예: 시찰교류) 을 이해하려면 상대방 연락처에게 회의 자료를 미리 복사해야 하는지 물어볼 수 있다.
참고: a. 회의 의제를 준비할 때는 기밀 내용을 피해야 합니다.
B 주의 문구: 일반 상급 단위는' 지도' 이고, 동급단위는' 교류' 입니다.
5. 방문자의 정보 (단위/부서, 직책, 인원 등 포함) 를 이해합니다. ). 방문객의 직위를 확정하고, 회사의 해당 직위의 지도자를 초청하여 접대에 참여한다. (조금 더)
6. 숙박, 픽업기/역, 식사 준비 여부를 확인합니다. 적어도 하루 앞당겨야 합니다.
둘째, 접대 책임 부서를 확정하고, 책임을 명확히 한다.
책임자는 항상 접수 임무를 책임져야 한다. 일반적으로 내방객이 떠나기 전에 접대원을 마음대로 바꿔서는 안 된다. 방문객의 요구를 확인한 후 지도자 (접대를 담당하는 사람) 에게 회의실 배치 여부, 회사 참관 및 설명, 환영 화면, 사진구, 선물, 식사 서술 등을 요청했다.
셋째, 접대 계획을 확정하고, 서로 다른 계층의 방문객에 근거하여, 서로 다른 기준의 접대 안배를 안배하다. 원칙적으로 모든 접대 사항은 하루 앞당겨 시행해야 한다.
1. 숙박, 음식, 접대 동행자, 접대차량, 장소 배치, 선물문 등. 구체적인 상황에 따라 결정될 수 있습니다.
2. 지도자에게 환영 화면, 좌석카드, 회사 팜플렛, 회의 서명카드, 포스터 전시대 등 홍보 자료를 배치할지 물어보십시오.
3. 만약 우리가 회의 자료를 미리 수집해야 하고, 회의 전에 미리 미디어 설비를 디버그해야 한다면!
넷째, 접대 WBS 와 일정을 짜서 각 책임자에게 보냅니다.
1. WBS 개발, 전체 접대 절차 약술, 관련 책임자의 업무 책임 배정, 최고 책임자가 접대를 담당하는 참석자에게 제출하여 승인. 승인 후 WBS 와 일정은 해당 접대원과 관련 부서장, 회의에 참석한 홍보원 및 기타 직원에게 발송됩니다.
2. 당정기관의 접대와 관련해 WBS 에서는' 연회',' 회식' 등의 단어를 사용할 수 없지만' 식서',' 업무식' 등의 단어를 사용할 수 있어 단독문자 메시지로 식사 장소를 통보하고 문자메시지를 통해 관련 지도자에게 식사 정보를 보낼 수 있다.
3. 3 분 후. WBS, 방문객을 접대하고 동반하는 사람 (예: 사진작가 및 동반식사자) 은 명확하게 규정해야 한다. 그 중 사진작가는 전과정 참여, 자체 쇄신, 사진 촬영의 장소와 시간을 결정해야 한다. 사진을 찍으려면 역석을 미리 확인하고 인원수에 따라 관람석이나 의자를 미리 놓아야 한다. ) 을 참조하십시오
4. 동행 인원에게 옷차림에 주의하고 작업카드를 착용하라고 일깨워줍니다.
접수 단계 워크플로우:
다섯째, 면회실:
1. 미리 자리를 예약하거나 엘리베이터를 제어하는 등. 방문객이 10 분 전에 호스트가 로비에서 그들을 맞이할 준비를 했다.
2. 고위 지도자를 모시고 손님을 만나기 전에 접대원은 고위 지도자 방문객의 등급과 관련 업무의 성격을 미리 알려야 한다.
3. 손님이 도착하자 안내원은 우리의 고위 지도자를 적극 안내하여 중요한 손님을 맞이했다.
여섯째, 토론 교류:
1. 회사 관람을 예약하면 먼저 해설 견학을 진행해야 합니다.
2. 중요한 당정기관 방문, 중요한 손님 방문 기간 동안 상대방 연락처 (예: 사무실 주임, 사무총장) 를 회의실에 초청해 회의장과 식당의 배치 (좌석의 착석 시간에 특별한주의를 기울임) 를 재확인하고, 임시로 인원을 늘리고, 이 시간을 이용해 자리를 늘릴 수 있다.
3. 방문시간에 따라 미리 판단하고, 5 분 전에 차가 준비되었는지 확인한다. 너무 오래 물을 붓거나 (차가 식었다) 손님이 자리에 앉은 후 물을 붓는 것은 좋지 않다 (손님에게 물을 튀기지 않도록 주의하라).
4. 회의 접수 성격에 따라 회의 서비스 인원을 배정하고, 회의 비서는 회의록, 녹음 등을 해야 한다. 기밀 내용과 관련하여 회의 서비스 직원의 내부 안배.
5. 10 회의가 끝나기 전에 안내원을 배정합니다. 사진을 찍어야 할 경우 필요에 따라 받침대나 의자를 미리 준비해 두십시오. 수신자 단계 작업 흐름
일곱. 회의 후 작업:
1. 회의록, 접대요약, 사진 촬영, 홍보 자료, 관련 지도자 보내기 등 관련 자료를 적시에 정리한다.
회의 감독을 잘 수행하고 구현을 추적하십시오.
3. 도킹 홍보원은 회의 후에 보고해야 합니다.
4. 회신과 비용 결제가 있으면 빨리 완성해야 합니다.