비서가 방문객과의 대화를 마쳤거나 리더가 방문객과의 만남을 마쳤을 때, 비서는 손님에게 정중하게 작별 인사를 해야 한다. '손님을 맞이하는 3단계, 배웅하는 7단계'는 손님을 맞이하는 가장 기본적인 예절입니다. 손님이 일어나 작별 인사를 하면 비서는 즉시 일어나 그를 배웅해야 합니다. 일반 손님은 계단이나 엘리베이터 입구로, 중요한 손님은 사무실 건물 밖이나 숙소 문으로 보내야 합니다. 배웅하러 차를 타는 경우 차내 좌석에도주의를 기울여야합니다. 자동차를 탈 때는 "오른쪽이 위, 왼쪽이 아래, 뒤가 위, 앞이 아래"입니다. 자동차 뒷좌석 오른쪽 좌석이 첫 번째, 왼쪽 좌석이 두 번째, 중간 좌석이 세 번째, 앞좌석 오른쪽 좌석이 뒷좌석입니다. 버스 탑승 시, 오른쪽에 앉은 사람들은 오른쪽 문으로 들어가고, 왼쪽에 앉은 사람들은 왼쪽 문으로 들어가게 됩니다. 손님을 배웅할 때에는 비서가 주도적으로 차문을 열고 손님에게 차에 올라 뒷줄 오른쪽에 앉도록 요청해야 합니다. 그러나 주차 장소가 손님이 오른쪽에서 차를 타기에 불편할 경우, 비서가 손님에게 오른쪽으로 이동하라고 요청할 필요가 없어 부자연스럽습니다.
보내는 것은 방문자가 만족스럽게 떠날 수 있는지 여부를 결정하는 마지막 단계입니다. 그러므로 마지막 일을 잘 할 수 있느냐는 비서가 처음부터 끝까지 방문객을 잘 맞이할 수 있는가를 구체적으로 반영하는 것이다. 보낼 때는 보내는 언어를 사용해야 합니다. "안녕하세요. 다음에 또 오세요.", "천천히 걸어가세요" 등 공손한 말을 하는 사람도 손님이 올 때 보내는 자세와 행동을 취해야 합니다. 물건이 많거나 무거운 경우 비서는 손님이 무거운 물건을 옮기는 것을 도와야 합니다. 문 앞이나 엘리베이터, 차 옆에서 손님에게 작별인사를 할 때는 악수를 하며 작별 인사를 하세요. 비서는 공손하고 성실한 태도와 웃는 얼굴로 손님을 배웅해야 하며, 손님이 들어오고 나가는 것을 지켜보아야 한다.
사례 4:
한 제약그룹 회사의 경영자실에 방문객이 들어왔을 때 바오 비서가 책상에서 문서를 인쇄하고 있던 중 손님에게 고개를 끄덕이며 연장을 했다고 말했다. 손님에게 먼저 앉으라고 손을 댔다. 10분 뒤 그는 자리에서 일어나 손님에게 차를 대접하고, 손님이 찾는 부서에 전화로 연락한 뒤 책상 앞에 서서 손님에게 작별인사를 하고 그가 사무실에서 나가는 모습을 지켜봤다. 이 문제에 대해 바오 장관은 사무국장으로부터 비난을 받았습니다.
분석: 바오 사무장이 바오 사무장을 비난한 이유는 바오 사무장이 이번 리셉션에서 손님들을 정중하고 따뜻하게 맞이하지 못했고, 특히 "손님 3명을 맞이하러 나갔을 때"까지 예의바르게 손님을 배웅하지 못했기 때문이다. "손님을 맞이하고 배웅하는 가장 기본적인 예절을 제대로 지키지 못했습니다. 바오 비서로서 귀하는 손님을 맞이할 때 다음을 수행해야 합니다:
(1) 일어나서 손님에게 인사하고 그들이 여기에 온 이유를 물어보십시오.
(2) 손님들에게 손을 뻗어 자리에 앉고 기다려 달라고 말하세요.
(3) 가능한 한 빨리 손님이 가는 부서에 연락하여 가는 방법을 자세히 설명하십시오.
(4) 손님을 문 밖으로 내보내고 악수를 하며 작별 인사를 하세요.
4. 접수 시 주문 예절
1) 앉을 때는 맞는 사람이 앉는다. 손님은 조직의 리더 또는 기타 동반 인원 옆에 배치됩니다.
2) 위층으로 올라갈 때는 손님이 앞으로 가고, 호스트는 뒤를 따르며, 아래층으로 내려갈 때는 호스트가 앞으로 가고, 손님이 뒤를 따른다.
3) 손님을 맞이할 때는 주인이 앞으로 가고, 손님을 배웅할 때는 주인이 뒤에서 온다.
4) 엘리베이터에 들어갈 때 엘리베이터를 지키는 사람이 있으면 손님이 먼저 들어가고 엘리베이터를 지키는 사람이 없으면 주인이 가장 늦게 나가야 합니다. 엘리베이터 문이 손님을 꼬집는 것을 방지하려면 버튼을 누르십시오.
5) 차를 대접하고 명함을 건네며 악수를 합니다. 소개는 직위별로 상위부터 하위 순으로 진행되어야 합니다.
6) 들어갈 때 문이 바깥쪽으로 열리면 문을 열고 문을 열어둔 후 손님을 초대하세요. 문이 안쪽으로 열리면 문을 밀어 열고 손님이 먼저 가도록 요청하세요.